Manajemen Training

1.      Pengertian

Manajemen training adalah pengaturan meliputi perencanaan model sebuah training, menyusun seperangkat instrumen  serta metode yang akan diterapkan/ digunakan dalam mengelola sebuah training agar berjalan secara efektif dan dapat mencapai tujuan yang dikehendaki.

2.      Tujuan

Tujuan adanya desain dan manajemen training adalah agar training dapat berjalan secara efektif dan memfasilitasi peserta untuk mencapai pada kondisi yang dikehendaki.

3.      Mekanisme Penyelengaraan Training secara umum

Alur rangkaian aktivitas proses penyelenggaraan mulai pra training, training dan pasca training

4.      Need Assessment Training

Proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka identifikasi kebutuhan orientasi training (contoh format terlampir)

5.      Orientasi Target Dauroh

Rumusan tujuan, orientasi training dan target secara spesifik training yang berhubungan dengan perkembangan peserta training

6.      Metodologi Training

a.       Pendekatan Training

b.      Metode Penyampaian Materi

c.       Teknik Penyampaian Materi

Catatan : (konsep materi termasuk dalam pembahasan metodologi pra metode, khusus DM mengacu manhaj kaderisasi)

7.      Alur Umum Training

a.       Pre-test dan interview

Tujuan utama mekanisme ini adalah pre-test dan interview untuk mengetahui kondisi awal peserta dengan menggali tujuan, alasan, visi-misi dan komitmen peserta dalam mengikuti training serta kapasitas peserta. Dilakukan sebelum training berlangsung

Catatan : (mekanisme lulus/tidak lulus khusus training bersifat kenaikan tingkat dalam penjenjangan kader).

b.      Orientasi

Orientasi adalah fase pertama dalam sebuah training, menjadi pijakan awal dalam memasuki training. Berisi tentang penggambaran global desain training (alur logika training dll), mengapa training tersebut diadakan hingga peserta semakin yakin bahwa ia harus mengikuti training tersebut dengan sungguh-sungguh, serta bagaimana training akan dilakukan secara bersama. Pada saat orientasi juga dilakukan kontrak belajar untuk membangun komitmen secara kolektif akan training berjalan lancar disamping juga mulai diperkenalkan model ice breaking yang mungkin akan banyak digunakan selama training. Secara ideal, orientasi disampaikan oleh MOT sebagai pemegang kebijakan desain training dan yang paling paham tentang training secara keseluruhan.

c.       Materi

Materi adalah sekumpulan sesion yang sudah dirancang sesuai dengan kebutuhan training. Disampaikan oleh instruktur, pemandu ataupun penceramah. Ia terdiri dari forum klasikal, dinamika kelompok, stadium general, kepemanduan, GD dan sebagainya.

d.      Refleksi

Refleksi adalah bagian terakhir dari sebuah training yang berisi untuk merefleksikan keseluruhan kegiatan yang telah dilangsungkan selama training. Pada saat refleksi akan dilakukan proses kristalisasi keseluruhan materi dalam diri peserta sekaligus pembangunan komitmen pasca training.

e.       Penutup

Bagian penutup diisi dengan pembahasan Rencana Tindak Lanjut (RTL)/ Fallow-Up, post test dan evaluasi keseluruhan training secara tertulis.

8.      Instrumen Training

Dalam mengelola sebuah training akan melibatkan berbagai komponen yang menentukan keberhasilan training. Interaksi komponen-komponen tersebut harus sinergis agar semuanya berjalan secara teratur. Komponen yang dimaksud adalah :

Software :

a.       Panitia Organiting Comitte (OC)

Panitia OC adalah sebuah team yang bertanggungjawab secara teknis bagi keberlangsungan sebuah training. Panitia ini dibentuk oleh komisariat penyelenggara training. Wilayah tanggungjawabnya antara lain adalah : penyediaan tempat, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi, dekorasi, perlengkapan training dan hal-hal lain yang sifatnya pendukung training.

b.      Pengelola Training

Pengelola training adalah sebuah team yang bertanggungjawab bagi pengelolaan training secara substantif. Ia terdiri atas :

·         Master of Training (MOT)

MOT adalah penanggungjawab utama keseluruhan pelaksanaan training.  Ia adalah orang yang paling faham dengan alur dan desain training. Selama proses training ia yang memipin koordinasi team instruktur dalam mengelola training.  Secara detail tugas MOT adalah :

a  Penanggungjawab keseluruhan training

a  Pengendali team instruktur dalam mengelola sebuh training.

a  Penentu alur dan desain training

a  Pengambil kebijakan-kebijakan strategis selama proses training

a  Memimpin koordinasi-koordinasi pra, saat, dan pasca training

a  Memberi materi orientasi dan refleksi training

a  Menentukan kelulusan peserta training.

·         Asisten MOT

Asisten MOT adalah orang yang bertugas untuk membantu MOT terutama pada masalah administrasi. Ia adalah elemen yang bertanggungjawab untuk mengolah setiap data yang ada selama training. Secara detail, tugas asisten MOT adalah :

a  Membantu MOT melaksanakan tugas-tugasnya

a  Mengolah data perkembangan peserta

a  Mengolah data perkembangan training yang diterima dari koordinator observer secara berkelanjutan

a  Memberikan evaluasi dan sekaligus rekomendasi atas keberjalanan sebuah materi

a  Membuat administrasi training

     Kearsipan

a  Membantu Ass..MOT melaksanakan tugas-tugasnya

a  Mendokumentasikan setiap kebijakan MOT secara administratif

a  Merapikan semua data dan informasi

a  Membuat prosiding training

·         Master of  Class Room (MCR)

MCR adalah elemen yang bertanggungjawab untuk mengendalikan forum di kelas. Ia akan senantiasa membersamai peserta di dalam ruangan. Secara detail tugas MCR adalah :

a  Dinamisator, motivator dan evaluator keberjalanan forum di kelas

a  Mengingatkan peserta yang tidak sungguh-sungguh mengikuti aktivitas training

a  Menjamin agar kelas senantiasa hidup dan mampu memunculkan gagasan, kreativitas dan kemampuan peserta secara optimal.

a  Mencermati kemajuan kelas secara umum dan juga perkembangan tiap peserta selama training.

·         Observer

Observer adalah elemen yang bertugas untuk melakukan pemantauan dan penilaian peserta dan keberjalanan forum di kelas. Secara detail observer bertugas :

Koordinator observer

a  Memantau perkembangan proses observasi

a  Mengumpulkan dan mengklasifikasikan hasil observasi

Observer kelas

a  Mengatur peredaran presensi

a  Membuat berita acara setiap materi selama training

a  Memantau perkembangan forum yang didokumentasikan dalam sebuah lembar observasi

a  Memberikan evaluasi atas keberjalanan sebuah materi

Observer kelompok

a  Memantau perkembangan setiap peserta pada setiap materi yang didokumentasikan dalam sebuah lembar penilaian

·         Instruktur

Instruktur adalah pemateri dalam sebuah training, tugasnya lebih banyak ditekankan sebagai fasilitator disamping ia pun dapat dijadikan sebagai narasumber bagi suatu prmasalahan

Instruktur tetap     :

Instruktur tamu     :

·         Pemandu

Pemandu adalah elemen yang bertugas untuk memimpin proses kepemanduan, group discusion ataupun aktivitas-aktivitas lain yang bersifat dinamika kelompok termasuk memimpin pembacaan maksurot, tilawah, mendampingi peserta makan bersama, solat bersama dan sebagainya. Pemandu lebih banyak diposisikan sebagai pentransfer nilai-nilai spiritual dan akhlak

c.       Penceramah

Penceramah adalah pemateri yang berasal dari luar team instruktur, biasanya berupa ustad, pakar/ ahli pada bidang tertentu, akademisi, praktisi dan sejenisnya yang akan menjadi nara sumber bagi permasalahan-permasalahan tertentu.

Hardware :

Sarana dan prasarana training sebagai fasilitas pendukung yang memadai. Sarana tersebut antara lain :

1. Tempat

Tempat harus kondusif, tidak gaduh dan memungkinkan peserta untuk mengekspresikan setiap kemampuannya tanpa merasa terbatasi oleh kondisi tempat yang tidak memadai.

2. Desaian Ruang Kelas

Ruang kelas harus didesain sedemikan rupa agar training dapat berjalan secara optimal. Ruang training standar harus menggunakan meja dan kursi yang disusun leter U, setengah lingkaran ataupun segitiga. Training tidak boleh dilakukan diruang “tradisional” tanpa kursi yang akan menyebabkan ekspresi, ide, gagasan, dan kemampuan peserta tidak berkembang secara optimal disamping ia akan menghambat MCR, instruktur, maupun penceramah untuk melakukan dinamika kelompok.

3. Perlengkapan Ruang Training

Perlengkapan yang harus ada dalam ruang training antara lain : papan tulis, kertas plano, spidol, penghapus, sound sistem, OHP, transparasi, buku-buku referensi/perpustakaan kecil, laptop/komputer, printer, proyektor (LCD) dan sebagainya.

4. Prasarana Pendukung Training

Prasarana berupa kamar mandi yang memadai, tempat tidur, ruang lokal, ruang instruktur, ruang panitia, tempat sholat, alat komunikasi, dsb.

e.       Mekanisme Koordinasi Training

a.       Pra-Training

b.      Saat Training

c.       Pasca-Training

f.       Administrasi Training

a.       Bio Data Peserta

Bio data peserta berisi data peserta secara detail sehingga dapat dijadikan sebagai bahan analisis kondisi peserta secara akurat. Mulai dari Nama, alamat asal, alamat tinggal, riwayat pendidikan, pengalaman organisasi, riwayat perkaderan/ training, riwayat penyakit yang diderita, buku yang paling berpengaruh, tabloid/majalah yang biasa dibaca, tokoh idola dan data-data lain yang dapat digunakan untuk memetakan peserta. (Contoh terlampir)

b.      Daftar Peserta

Daftar peserta adalah lembar rangkuman biodata peserta, berupa kolom-kolom yang memuat : Nama, Alamat tinggal, No Contak, Fakultas, jurusan, angkatan, amanah di KAMMI. (Contoh terlampir)

c.       Lembar Observasi

Lembar observasi adalah sebuah lembar yang berisi hasil pengamatan observer tentang perkembangan peserta dan forum pada tiap materi. (Contoh terlampir)

d.      Presensi Peserta

Presensi peserta diberikan setiap sesion berlangsung dengan format : No, Nama, Kolom pertanyaan, paraf. (Contoh terlampir)

e.       Berita Acara

Berita acara adalah laporan yang menjelaskan mengenai rangkaian agenda acara dalam satu sesion disertai deskripsi singkat tentang kondisi keberjalanan sebuah sesion. (Contoh terlampir)

f.       Sosiometri

Sosiometri  adalah sebuah lembar yang menggambarkan peta interaksi peserta dalam forum  berdasarkan posisi peserta dalam sebuah ruangan untuk mempermudah pemantauan. (Contoh terlampir)

g.      Lembar Penilaian

Lembar penilaian berisi tentang penilaian observer terhadap peserta pada sisi: kecakapan intelektual, keaktifan dalam forum, mentalitas/akhlak, keterampilan sikap, dan kepemimpinan. (Contoh terlampir)

h.      Lembar Evaluasi Instruktur

Yaitu lembar yang digunakan untuk memberikan evaluasi terhadap penyampaian materi oleh instruktur. Lembar ini ada dua tipe, tipe pertama untuk diisi peserta dan tipe kedua diisi oleh Observer.

g.      Evaluasi training

Bertujuan untuk mengetahui efektifitas training yang dilakukan dalam mencapai tujuan training, Sebagai bahan pertimbangan menentukan rencana tindak lanjut dalam proses perbaikan training




MEMBUTUHKAN TRAINER UNTUK:
TRAINING OUTBOND ATAU INDOOR
TRAINING PENGEMBANGAN DIRI
COMMUNITY DEVELOPMENT TRAINING
EDUCATION TRAINING

email: menlu_die[at]yahoo.co.id
ym: menlu_die
fb: maringan.wahyudianto
tw: @ikhwankiri

*tim terdiri dari trainer FKAPMEPI, TIO KAMMI, B-07dotCOM, Youth Care Community